Współpracując na co dzień z wieloma osobami, od dawna zauważam jedno… Większości z Nas doba wydaje się zbyt krótka.

Brak czasu to jedna z największych bolączek większości ludzi na Świecie. Wydawać by się mogło, że problem ten jest nie do rozwiązania… Ludzie przyjmują taki stan rzeczy jako normę i często nie podejmują działań, aby to zmienić.

Warto jednak zastanowić się nad paroma kwestiami związanymi z czasem.

Czy zauważyłeś/aś, że:

– najmniej czasu mają Ci, którzy powinni go mieć najwięcej?
bezrobotni, emeryci i inni, którzy teoretycznie mają najmniej do zrobienia w ciągu dnia

– są takie dni, podczas których potrafisz zrobić zdecydowanie więcej niż w inne?

– gdy masz coś pilnego do zrobienia, potrafisz działać sprawniej, szybciej, wydajniej i… dokładniej?

– niezależnie od tego ile czasu przeznaczysz na realizację danego zadania… dokładnie tyle czasu Ci ono zajmie?

– jeśli wiesz, że musisz coś zrobić z samego rana, wstaniesz zdecydowanie wcześniej niż w inny dzień?

…

Skąd to wszystko się bierze?

Jedną z najcenniejszych umiejętności każdego człowieka jest umiejętność efektywnego zarządzania Sobą w czasie. Każdy z Nas ma dokładnie tyle samo czasu w ciągu doby, niezależnie od wieku, płci, miejsca zamieszkania. Nie mamy możliwości zarządzania samym czasem, mamy za to możliwość zarządzania Sobą tak, by czas, który mamy do dyspozycji spożytkować jak najefektywniej.

Na efektywność zarządzania Sobą w czasie wpływ ma wiele reguł, nasze umiejętności planowania, wprawa w posługiwaniu się kalendarzem, listą zadań… itd Warto jednak zdawać sobie sprawę z powodów, dla których warto opanować tę umiejętność w stopniu który Nas zadowala.

I tak na przykład zastanów się co by było gdybyś w ciągu doby zyskał/a np. 2 godziny wolnego czasu, który możesz wykorzystać na naukę języka, swoje hobby, rozpoczęcie własnego biznesu, spędzenie tego czasu z rodziną? .. słowem na co tylko chcesz.

2 godziny na dobę to 14 godzin tygodniowo, 60 miesięcznie i ponad 700 rocznie.

Co Ty na to? 😉

Jak to zrobić?

Zapomnij, że to będzie łatwe. Opisywane tutaj metody są proste, może ich użyć każdy.. ale nie są one łatwe. Dlaczego?
Bo gdyby były łatwe, już dawno wszyscy by z tego korzystali 😉 , rzeczy łatwe kojarzą się z brakiem zmian, tkwieniem w powtarzanych od dawna schematach… A Ty przecież chcesz dokonać zmian, które pomogą Ci osiągnąć to czego chcesz.
Pamiętaj o tym za każdym razem, gdy zechcesz zrezygnować.

Rezygnując z wprowadzenia efektywnego zarządzania Sobą w czasie zrezygnujesz z osiągnięcia swojego celu, a to przecież nie jest to czego chcesz, prawda?

Dlatego: Określ swój cel. Zapisz co osiągniesz w ciągu: miesiąca/ kwartału/ roku wprowadzając zmiany w zakresie zarządzania Sobą w czasie. Niech to będzie coś co Cię zmotywuje i pomoże Ci wytrwać w procesie zmian w momencie gdy pojawi się zwątpienie.

Od czego zacząć?

Kup kalendarz książkowy. Będzie Ci potrzebny.

Wykreśl w swoim kalendarzu czas na poszczególne sprawy/ projekty/ pojedyncze zadania:

– pracę,

– odpoczynek,

– realizację projektu/ów,

– spotkania,

Pamiętaj zaznaczyć czas bez wpisywania na tym etapie wszystkich szczegółów dotyczących np. danego projektu.

Przykład. Masz do zrealizowania złożony projekt (na przykład obszerna oferta, nowa strona itp), na który składa się mnóstwo różnych zadań. W kalendarzu zaznacz czas (np. 2 godziny od 16:00 do 18:00) na realizację samego projektu.

Co dalej?

Przygotuj karty projektów. Możesz użyć do tego zwykłej kartki formatu a4, u góry wpisując nazwę projektu, a poniżej od myślników listę zadań do wykonania. Przygotuj takie karty dla wszystkich projektów. Aktualizuj listę zadań na bieżąco, dopisując nowe, zaznaczając zadania zakończone.

Jak wybrać zadania do wykonania w pierwszej kolejności?

Po spisaniu listy zadań dla projektu zastanów się, które z nich mają największe znaczenie dla danego projektu? Które przyniosą Ci najwięcej korzyści? Dzięki którym osiągniesz szybciej swój cel?

Te właśnie zadania wykonuj w pierwszej kolejności w czasie przeznaczonych na realizację danego projektu (wg kalendarza).

Jeżeli masz problem z wyborem zadań do wykonania

Pamiętaj o zasadzie 80/20 (zasada Pareto), która mówi o tym, że 80% efektów pochodzi z 20% działań. Czasem proporcja ta może przybierać postać 90/10. Najważniejsze jednak aby zdawać sobie sprawę, że niewielka część Twoich działań odpowiada za większość efektów, które uzyskujesz.

Dlatego: wybierz te zadania, które mają największy wpływ na realizację danego projektu. Jeżeli czegoś nie zdążysz zrobić, lepiej aby były to zadania najmniej ważne.

Weź pod uwagę regułę Parkinsona, która mówi, że dane zadanie pochłonie tyle Twojego czasu, ile na nie przeznaczysz.

Dlatego: jeżeli masz do wykonania jakiekolwiek zadanie, napisz na liście, obok zadania czas potrzebny do jego realizacji, robiąc wszystko, aby był on jak najkrótszy. Lepiej zrobić sobie krótką przerwę po zakończeniu zadania, niż marnować czas na udawaną produktywność.

Wyrób w sobie nowe nawyki

Zapisuj wszystkie zadania, projekty, spotkania, rzeczy do załatwienia. Z początku może to być nieco niewygodne, ale z czasem stanie się to Twoim nawykiem i będziesz robił/a to automatycznie.

Jeżeli zechcesz zrezygnować, przypomnij sobie swój cel, który osiągniesz dzięki lepszej organizacji swojego czasu. Weź pod uwagę fakt, że każde 10 minut poświęcone na planowanie zadań skutkuje zaoszczędzeniem około godziny podczas realizacji zadań.

Poszukuj rozwiązań, rozwijaj swoje umiejętności. Tylko od Ciebie zależy jak wykorzystasz czas, który masz do zagospodarowania.

Łukasz Gigoń
Trener rozwoju personalnego
i kompetencji biznesowych

P.S.

Chcesz wiedzieć, kiedy pojawi się nowy artykuł?
Zapisz się na listę newslettera korzystając z formularza po prawej =>